Che l’internazionalizzazione rappresenti una carta vincente nella strategia d’impresa non è certo una novità. Tuttavia, organizzare correttamente un Ufficio Export richiede uno sforzo di pianificazione. Il complesso insieme di attività rivolte ad uno o più mercati esteri presuppone infatti che l’azienda sia strutturata al suo interno, per poter seguire correttamente tutte le sue fasi, dall’offerta al pagamento della merce.

 

Le PMI italiane che intendono affrontare un processo di internazionalizzazione si trovano spesso di fronte ad una serie di difficoltà di natura organizzativa. Spesso, pur disponendo di un prodotto o servizio vincente, le nostre PMI non sono sufficientemente organizzate per affrontare i mercati esteri.

Per avviare attività di export, l’impresa non deve soltanto essere in grado di produrre prodotti concorrenziali in termini di rapporto qualità e prezzo, ma deve poter soddisfare velocemente le richieste del potenziale cliente e garantire una celere evasione degli ordini ed una consegna puntuale.

Più della metà delle PMI italiane non dispone di un ufficio dedicato alle vendite internazionali, né di figure specializzate per lo sviluppo del business sui mercati esteri. Con un conseguente ritardo nei tempi di risposta che può comportare la perdita di occasioni di vendita.

L’organizzazione di un Ufficio Export

Un’adeguata organizzazione dell’Ufficio Export è fondamentale per iniziare, sviluppare e gestire qualsiasi attività di internazionalizzazione.

L’Ufficio Export deve essere efficacemente progettato e strutturato per poter interagire con le altre funzioni aziendali, garantire un supporto alla forza vendita e soddisfare il cliente estero.

L’obiettivo da perseguire è la formazione di figure professionali in grado di svolgere attività commerciali che valorizzino le capacità competitive delle imprese a livello internazionale. Per farlo, è necessario seguire alcuni step preliminari:

  • Analisi della situazione attuale in cui si trova l’azienda
  • Raccordo con il Business Plan per l’internazionalizzazione
  • Identificazione dei profili necessari alle attività di export
  • Selezione e inserimento dei profili identificati
  • Costruzione di procedure per accordare l’Ufficio Export alle altre funzioni aziendali

Una volta definiti questi primi aspetti, è necessario delineare una strategia per l’internazionalizzazione, in modo che l’ufficio export possa essere progettato in maniera coerente rispetto agli obiettivi aziendali. Dalla strategia scelta, infatti, è possibile definire il grado di complessità e le competenze necessarie per organizzare correttamente l’Ufficio Export.

Ruoli e funzioni dell’Ufficio Export

In una situazione ideale, l’organizzazione ideale di un Ufficio Export presuppone la presenza di più risorse aziendali, per differenziare correttamente compiti e responsabilità. Più frequentemente, l’Export Manager all’interno di una PMI svolge tutte le funzioni dell’ufficio estero, affiancato dal Back Office commerciale aziendale.

Il ruolo dell’Export Manager

L’Export Manager ha il compito di selezionare nuovi mercati, predisporre strategie e politiche operative efficaci per il loro accesso, scegliere le migliori vie di distribuzione e monitorare l’andamento dell’impresa sui mercati di destinazione.

L’obiettivo principale è quello di aumentare le vendite e sviluppare un ottimo piano di business per l’impresa in ambito internazionale, raggiungendo il budget di vendita attraverso la gestione dei Paesi di propria responsabilità.

Per una corretta organizzazione dell’Ufficio Export deve inoltre saper aggiornare e ricalibrare la strategia di marketing internazionale, segmentando i mercati e riposizionando i prodotti se necessario. Tra i suoi compiti, anche la gestione dei contratti di rappresentanza, organizzare filiali estere e affrontare i trasferimenti di know-how e joint-venture.

Per svolgere queste funzioni, è necessario che l’Export Manager abbia una conoscenza approfondita dei mercati target ai quali intende rivolgere l’attività dell’azienda e, allo stesso modo, dei prodotti e/o servizi che è chiamato a promuovere all’estero.

L’Export Manager è una figura dotata di capacità commerciali e di negoziazione, sa gestire efficacemente meeting e incontri con le controparti estere, ed è in grado di effettuare ricerche per comprendere se il prodotto/servizio proposto può essere appetibile nel mercato di destinazione.

Il ruolo del Temporary Export Manager

Qualora l’azienda non dovesse disporre di risorse adeguate per assumere un Export Manager a tempo pieno, può sempre fare riferimento ad un TEM – Temporary Export Manager.

Si tratta di uno specialista che supporta l’impresa nel definire le strategie di internazionalizzazione e nell’intraprendere i primi passi verso i mercati esteri. Talvolta viene condiviso da più imprese, che riescono così a suddividersi i costi necessari.

I compiti di un Back Office estero

La figura è inserita nell’ufficio commerciale estero e collabora alla predisposizione della documentazione per tutte le attività di vendita e post vendita. Si occupa della redazione di contratti internazionali e della pianificazione e verifica delle attività di consegna e spedizione delle merci, curando l’adempimento di ogni aspetto amministrativo e doganale.

Deve quindi possedere competenze organizzative, amministrative e contabili per la gestione delle commesse estere a supporto dell’Export manager e del commerciale estero. Completano il profilo ottime capacità analitiche, precisione e una certa dose di intraprendenza.

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