L’offerta informatica di software gestionali per le imprese è quanto mai vasta e presenta numerosi attori, da player di grosse dimensioni e scala mondiale, a giocatori minori, che operano anche su scala regionale o addirittura provinciale.
Vasta non è solo la platea di attori, ma è anche la gamma dei prodotti offerti, in continua evoluzione: si va dall’Intelligenza Artificiale, all’IOT per le Smart Factory, dai sistemi di gestione dei dati (Big Data) alla Blockchain, al Cloud Computing e gli annessi strumenti di Cybersecurity. L’offerta è vasta anche nel livello di specializzazione dei prodotti disponibili, con numerose software house che si specializzano su processi specifici, consentendo l’integrazione con altre soluzioni per la creazione di architetture complesse.
Il mercato di riferimento di Roncucci&Partners è fatto di Piccole e Medie Imprese e sappiamo quali difficoltà incontri un imprenditore ad orientarsi in questa “selva” di offerte.
La fatica riguarda la capacità di tradurre un bisogno, spesso avvertito, e magari a lungo taciuto, in termini di carenza di informazioni adeguate o poco tempestive nella gestione della produzione, in processi abbozzati e poco rigorosi, frammentati e difficilmente ripetitivi. Può trattarsi di un bisogno che si percepisce, ad esempio, in occasioni mancate, quando gli strumenti a supporto delle vendite non sono adeguati nel tracciare le opportunità e nel monitorare l’attività della forza vendita.
Molte aziende hanno potuto godere degli incentivi legati all’Industria 4.0, ma non sempre hanno saputo strutturare un sistema a valle del processo produttivo per massimizzare la fruizione del dato e trarne sistemi adeguati ed organici di reporting del dato, per cui rimane l’esigenza di un sistema organico di gestione dei processi e dei dati.
Trovare il fornitore giusto, il prodotto adeguato rispetto all’esigenza reale, strutturare un’architettura complessiva coerente con le necessità e con un budget compatibile con le proprie capacità, formulare scelte per il lungo periodo difficilmente reversibili è un’impresa ardua per tante realtà italiane, che spesso non hanno neanche le competenze adeguate a orientarsi nel migliore dei modi.
Nel seguito, sulla base dell’esperienza di Roncucci&Partners, alcuni suggerimenti che nascono dall’esperienza di affiancamento a numerose imprese nel percorso di aggiornamento dei propri processi:
1) Nessuna fretta, prenditi il tempo e le risorse per approfondire: il partner tecnologico sarà al fianco dell’impresa per diversi anni, se non decenni. L’acquisizione di una soluzione che verrà adottata dall’impresa in alcuni casi presenterà un onere tale da scoraggiare ogni nuova migrazione in caso di insoddisfazione. Occorre prendersi tutto il tempo che occorre per fare la scelta migliore che riguarderà il futuro dell’azienda.
2) Prima di guardare fuori, guarda dentro: cambiare sistemi informativi non significa solo scegliere il system provider Il primo step del processo consiste nella identificazione delle necessità che determinano un cambiamento dei sistemi e nella definizione corretta dei desiderata, cioè delle performance funzionali che il nuovo sistema dovrà avere.
Un corretto approccio alla trasformazione richiede, a monte, un’attenta analisi dei processi esistenti ed una accurata definizione del nuovo assetto dei processi futuri.
Va da sé che una preliminare conoscenza di ciò che si desidera ottenere dai nuovi sistemi è un fattore abilitante del processo di trasformazione digitale, poiché permette di evitare:
- Costi di installazione complessivi superiori al budget: lì dove a priori non si conosce esattamente cosa si desidera ottenere, il percorso di trasformazione è evidentemente meno lineare e più incerto nei tempi e nei costi.
- Quotazione parziale da parte del fornitore della soluzione tecnologica: se il fornitore deve adattare il sistema selezionato alle esigenze funzionali del cliente, è chiaro che ove queste non fossero chiare, la quotazione non potrà che essere indicativa e suscettibile di rettifiche ex post ove emergessero richieste non definite a monte.
- Software Selection parziale: ci si basa su una o più demo da parte di software house che mostrano le funzionalità del sistema. Una definizione a monte dei requirements (funzionalità richieste dagli applicativi) consente una analisi ed una valutazione mirata sulle performance del software e permette in fase di contrattualizzazione col fornitore di puntualizzare le performance richieste ottenendo una quotazione più certa.
3) Ingaggia, coinvolgi, struttura i team: l’approdo di un percorso di trasformazione digitale, come insito nell’espressione stessa, è una ridefinizione del modo di lavorare di tutti i dipendenti. Trovare una modalità di coinvolgimento adeguata affinché la più ampia platea sia consapevole dei vantaggi che possono derivarne e partecipi attivamente nella definizione delle funzionalità richieste, è un altro fattore abilitante del successo del progetto complessivo, che non va minimamente trascurato. Occorreranno competenze di Change Management per ottenere la giusta motivazione e il coinvolgimento di chi, un giorno, sarà il principale fruitore dei nuovi sistemi.
Roncucci&Partners può fornire un supporto lungo tutte le fasi del percorso complessivo, non sostituendosi chiaramente al system integrator o alla software house, ma supportando le aziende clienti nelle componenti funzionali e nelle fasi a monte del processo di trasformazione digitale, cioè quelle che, ad avviso di chi scrive, sono quelle più determinanti per il successo del percorso.
Gabriele Anzalone
