In un mondo stabile e senza sorprese, l’efficienza dell’operatività aziendale è senza dubbio una carta vincente. Qualunque tipologia di organizzazione aziendale tende a sviluppare un approccio metodico ed organizzato del lavoro al fine di pianificare, schedulare, programmare e monitorare dettagliatamente ogni attività aziendale.

Tutto cambia di fronte ad una crisi come quella che il nostro paese, insieme al resto del pianeta, sta vivendo. L’epidemia da Coronavirus è prima di tutto un’immane tragedia umana, che ridisegna a livello globale il futuro della popolazione mondiale. Un’emergenza che mina punti di riferimento, sconvolge equilibri, evolve rapidamente e rende imprevedibili le conseguenze che ci troveremo ad affrontare. Abbiamo già pubblicato un articolo su come gestire l’emergenza in azienda, dando alcuni consigli pratici da applicare nelle prime settimane della crisi da Covid-19.

Proviamo ora a tracciare un disegno più ampio, inquadrando come, in un contesto di profonda incertezza, l’applicazione di un approccio resiliente può rivelarsi un utile ed efficace alleato per affrontare e gestire una situazione di crisi.

Applicare i principi della resilienza

La resilienza, ovvero la capacità di sopravvivere e prosperare attraverso eventi imprevedibili, mutevoli e potenzialmente sfavorevoli diventa chiave nella gestione di sfide dinamiche e imprevedibili. Avere approcci multipli per l’adempimento delle varie attività aziendali può essere meno efficiente ma più flessibile e resiliente in una situazione di crisi.

Allo stesso modo, la stimolazione allo sviluppo di nuove idee può rivelarsi fondamentale, la creazione di un piccolo team di gestione della crisi, composto da funzioni aziendali diverse, permette di inquadrare la situazione da più prospettive e incoraggia lo sviluppo di idee e rapide soluzioni tattiche. La crisi che stiamo vivendo non può e non deve essere trattata in modo unidimensionale -cioè come un problema finanziario o logistico-, ma deve essere affrontata nella sua complessità e totalità.

Le risposte a crisi dinamiche come questa sono difficili da trovare, perché l’intrinseca evolvibilità della situazione può rendere qualsiasi risposta rapidamente obsoleta o inefficace. È tuttavia possibile fare dei tentativi e sperimentare soluzioni innovative, provando a muoversi in uno scenario nuovo e imprevedibile, che potrebbe nascondere delle opportunità. Dallo smart working all’introduzione di nuove tecnologie in azienda, fino alla potenziale nascita di nuovi servizi e di nuove proposte per i clienti, captando esigenze presenti o latenti, la situazione deve essere monitorata nella sua evoluzione. Molte lezioni su questa crisi verranno apprese a posteriori, ma è possibile applicare fin da ora questi principi, sia nella gestione della propria realtà aziendale sia nei confronti dei propri clienti, fornitori e partner per poi ribilanciarsi attorno ai risultati che si ottengono.

Non possiamo prevedere il corso degli eventi né l’impatto reale dell’emergenza Covid-19, ma possiamo ad esempio immaginare alcuni plausibili scenari, più o meno negativi, e provare a testare la resilienza in queste circostanze. Possiamo, ad esempio, elaborare scenari differenti, che ipotizzino ripercussioni di diversa intensità, e sviluppare strategie di contingenza contro ciascuno di essi.

Gestire la comunicazione con equilibrio

resilienza-al-lavoroIl team R&P in riunione ai tempi dell’emergenza

Chi riveste ruoli di responsabilità deve comunicare le decisioni in modo chiaro, tempestivo ed equilibrato, includendo spiegazioni esaurienti al riguardo. In questo modo i collaboratori possono approfondire la propria comprensione della situazione di crisi e aumentare la loro proattività nella formulazione di soluzioni alternative. Creare un filo di comunicazione costante con i propri dipendenti aiuta l’intera organizzazione ad inquadrare meglio il piano di azione nella gestione della crisi.

Per molti il lavoro da casa non è consuetudine e la necessità di ulteriori spiegazioni rispetto alla modalità e ai task assegnati dovrebbe essere anticipata, attraverso chiare indicazioni operative, ruoli e tempi di consegna. L’utilizzo di intranet o cartelle cloud come centro di raccolta di informazioni e documenti di lavoro, i software per gestire meeting a distanza, la proposta formativa in modalità e-learning sono tutte soluzioni facilmente applicabili, seppure nuove, per rendere efficace la nuova condizione di comunicazione da remoto.

L’organizzazione è chiamata ad adottare una politica di trasparenza nei confronti dei propri stakeholders, coordinando in maniera coerente e precisa l’intero flusso di comunicazione nei confronti di clienti, fornitori e partner esterni. È più che mai fondamentale durante una crisi rispondere ad ogni richiesta con rapidità e sicurezza, evitando di mostrarsi dubbiosi o insicuri. Mantenere una comunicazione costante rafforza la fiducia nei confronti dell’organizzazione aziendale, esattamente come succede con i propri collaboratori interni. Nel caso le attività lavorative dovessero essere interrotte per causa di forza maggiore, l’organizzazione aziendale dovrà comunicare dettagliatamente tipologia di servizi attivi e modalità di erogazione degli stessi, indicando date, procedure e riferimenti necessari.

Prepararsi al domani, da subito: la proattività

Piuttosto che tirare un sospiro di sollievo e tornare alle normali routine quando la crisi inizierà a placarsi, si dovrebbe cercare di non sprecare una preziosa opportunità di apprendimento fin da ora. Situazioni come queste, caratterizzate da una rapida ed imprevedibile evoluzione, mettono a nudo le debolezze organizzative esistenti, come l’incapacità di prendere decisioni difficili, un’eccessiva propensione al consenso o la lentezza nel dare risposte ai propri pubblici di riferimento. Tutte le falle che emergeranno nel sistema organizzativo dovranno essere registrate ed esaminate con attenzione: solo così potranno trasformarsi in opportunità di miglioramento per il futuro. Quando la parte urgente della crisi verrà superata, le aziende dovrebbero interrogarsi a fondo rispetto a cosa è cambiato con questa crisi e cosa hanno imparato, in modo da poterla riflettere nei loro piani. Nel frattempo, in queste settimane ovattate, ci sono molte cose nuove che si possono imparare, analizzare, approfondire. In molte organizzazioni questa emergenza sta offrendo lo spunto per pensare a nuovi strumenti operativi fino a questo momento non considerati, a nuove soluzioni logistiche, tecnologiche, di approvvigionamento e di gestione della comunicazione interna ed esterna.

Infine, è opportuno che le organizzazioni aziendali in questo momento si sentano parte integrante e quanto mai viva della comunità di cui fanno parte. Mettersi in ascolto di esigenze emergenti e captare nuovi bisogni sociali permette di comprendere meglio come potersi mettere al servizio della comunità, attraverso le proprie specifiche capacità e competenze. Collaborazione e interscambio tra realtà aziendali accomunate da problemi simili possono portare a soluzioni di sistema e alla condivisione, aumentando le armi a disposizione per sconfiggere l’emergenza.